PANGKALPINANG — Arsip yang menumpuk, sulit ditemukan, bahkan tidak jelas apakah masih perlu disimpan atau sudah menjadi sampah administrasi, menjadi perhatian Satuan Polisi Pamong Praja (Satpol PP) Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
Untuk menjawab persoalan tersebut, Satpol PP Babel membentuk Polisi Tata Arsip (POLTAR). Tim ini bertugas memastikan dokumen tidak sekadar tersimpan, tetapi tertata, terklasifikasi, dan mudah ditemukan ketika dibutuhkan.
Penguatan kapasitas POLTAR dilakukan melalui bimbingan teknis di ruang rapat Mako Satpol PP Provinsi Kepulauan Bangka Belitung beberapa waktu lalu.
Kasatpol PP Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, Budi Utama, mengatakan pembentukan POLTAR merupakan langkah konkret untuk membangun budaya tertib arsip di lingkungan Satpol PP.
“Di Satpol PP tidak ada JFT Arsiparis. Karena itu kita bentuk POLTAR sebagai tim yang bertugas mengelola arsip. Kita ingin arsip ini tertata dan ketika dibutuhkan, datanya bisa ditemukan dengan cepat,” kata Budi.
Menurutnya, POLTAR tidak hanya bertugas merapikan dokumen, tetapi juga melakukan pemilahan dan pengklasifikasian arsip berdasarkan bidang asalnya.
Arsip aktif akan ditempatkan pada central file di masing-masing ruangan. Setiap ruangan diwajibkan memiliki filing cabinet untuk menyimpan arsip aktif selama dua tahun terakhir.
Sementara arsip dari tahun-tahun sebelumnya akan dipindahkan dan ditata secara sistematis di record center Satpol PP.
“Jadi jangan semua arsip ditumpuk di ruangan. Arsip aktif dua tahun terakhir ada di masing-masing central file. Untuk arsip tahun-tahun sebelumnya kita tata di record center,” jelasnya.
Penataan juga menyasar dokumen yang selama ini memenuhi ruang kerja namun sudah tidak memiliki nilai guna. POLTAR diberi tugas memilah dan memilih dokumen yang memang masih wajib disimpan dengan dokumen yang sudah tidak diperlukan.
“Yang sudah menjadi sampah, jangan sampai terus disimpan dan akhirnya mengotori ruangan. Harus dipilah mana yang masih menjadi arsip dan mana yang memang sudah tidak perlu lagi disimpan,” tegas Budi.
Tak hanya soal penyimpanan, POLTAR juga dibekali pemahaman mengenai tata naskah dinas. Langkah ini penting karena kualitas arsip sangat bergantung pada proses dokumen sejak awal dibuat.
Budi menyebut masih terdapat persoalan yang kerap terjadi dalam pengelolaan dokumen, seperti arsip yang tidak lengkap, rusak, maupun dokumen yang tidak sesuai dengan tata naskah dinas.
“Kesalahan dalam tata naskah dinas akhirnya bisa berpengaruh terhadap arsip. Karena itu dari awal harus benar. Arsipnya jangan sampai bolong, rusak, atau tidak sesuai tata naskah dinas,” ujarnya.
Bagi Budi, arsip bukan sekadar tumpukan kertas yang memenuhi lemari. Arsip merupakan bagian penting dari pertanggungjawaban organisasi dan dapat menjadi rujukan ketika suatu data atau dokumen dibutuhkan.
“Arsip bisa menjadi penolong apabila dikelola dengan baik,” tegasnya.
Melalui POLTAR, Satpol PP Babel mendorong pengelolaan arsip yang lebih tertib, sistematis, dan mudah ditelusuri, sekaligus menciptakan lingkungan kerja yang lebih rapi dan efektif.
